Tugas UTS "Administrasi Perkantoran"

TUGAS MANDIRI

UJIAN TENGAH SEMESTER

"ADMINISTRASI PERKANTORAN"

Nama : Rizal Aidi Mahardika

Prodi  : Ilmu Administrasi Negara

Bagi seorang administrator publik istilah Teori X, Teori Y dan Teori Z mungkin bukan sesuatu yang asing lagi. Cara administrator publik memandang, motivasi staf dan orientasi mereka terhadap kerja, sering dikaitkan dengan asumsi-asumsi dasar yang dibuat kalangan eksekutif ini tentang manusia. Keyakinan yang dianut para administrator publik tentang mengapa manusia bertindak atau berperilaku tertentu, seperti yang biasa manusia itu lakukan, sering menentukan langkah-langkah yang dilakukan administrator publik terhadap para karyawan.

Teori X

Pada tahun 1960, Douglas McGregor mengidentifikasikan dua sudut pandang, yang dianut dalam tingkatan yang bervariasi oleh sebagian besar administrator publik. Dua sudut pandang itu disebut Teori X dan Teori Y.

Teori X memandang manusia sebagai pemalas, yang lebih suka diberi arahan secara detail tentang apa yang harus dilakukan, menghindari tanggung jawab, memiliki sedikit ambisi. Dan di atas semuanya, manusia menginginkan rasa aman.

Administrator publik yang memandang stafnya seperti itu akan percaya, agar pekerjaan bisa tuntas, karyawan harus dikontrol, dipaksa, diancam dengan disiplin, dan dihukum.

*Jadi yang harus dilakukan seorang “administrasi publik” menurut Teori X :

• 1.      Seseorang harus rajin bekerja dan menghindari malasnya.

• 2    Seseorang harus mengontrol, mengarahkan, memaksa, dan mengancam karyawannya agar mereka bekerja ke arah tujuan-tujuan organisasi.

• 3.    Seseorang harus selalu mengarahkan, untuk selalu bertanggung jawab, untuk memperoleh rasa aman. Mereka harus mempunyai banyak ambisi.

            Teori Y

Teori Y memandang secara berbeda. Teori ini memandang upaya fisik dan mental sebagai bagian yang penting dan alamiah (natural) dari aktivitas manusia. Teori Y mengasumsikan, orang akan melakukan control diri (self-control) dan mengarahkan dirinya sendiri (self-direction), jika mereka berkomitmen pada tujuan-tujuan pekerjaan mereka.

Teori Y muncul dari hasil karya Elton Mayo (1953) dan rekan-rekannya, dan sering disebut “pendekatan hubungan manusiawi” (human relations approach). Sudut pandang ini menekankan pentingnya peran proses sosial di tempat kerja.

*Jadi yang harus dilakukan seorang “administrasi publik” menurut Teori Y :

• 1.       Seseorang harus mencari dan menerima tanggung jawab di bawah kondisi-kondisi yang menguntungkan (favorable).

• 2.       Seseorang administrator memiliki kapasitas untuk menjadi inovatif, dalam memecahkan problem-problem organisasi.

• 3.       Seseorang itu harus cemerlang, namun di bawah sebagian besar kondisi perusahaan, potensi mereka menjadi tidak termanfaatkan.

• 4.       Seseorang secara internal termotivasi untuk mencapai tujuan-tujuan, terhadap mana mereka telah berkomitmen.

            Teori Z

Pendekatan ketiga, yang diusulkan oleh William Ouchi (1981), muncul dari hasil observasi terhadap perbedaan-perbedaan, antara bekerja di perusahaan Jepang dan di perusahaan Amerika Serikat. Teori Z menganggap, rasa aman (security) secara khusus punya arti penting.

Teori Z juga menekankan perkembangan hubungan kepercayaan (trust relationship) antara pemimpin dan yang dipimpin. Penekanan itu didasarkan pada asumsi bahwa motivasi orang pertama-tama bersifat internal. Namun, perasaan-perasaan itu harus diperkuat oleh komitmen jelas terhadap karyawan dari pihak majikan/pimpinan.

Teori Z melihat pengambilan keputusan kolektif dan tanggung jawab kelompok memberikan dukungan sosial yang diperlukan bagi tercapainya kinerja puncak. Hal itu terjadi lewat penciptaan rasa aman, yang memungkinkan para karyawan membangkitkan ide-ide baru tanpa takut ditolak atau takut gagal.

*Jadi yang harus dilakukan seorang “administrasi publik” menurut Teori Z :

•        Berdasarkan pengamatan, jelas bahwa karyawan perusahaan informasi sangat beragam, dalam cara mereka bereaksi terhadap, dan perilaku mereka tentang, kerja. Ada perusahaan tertentu, yang mengikuti Teori X. Mereka memandang karyawannya kurang bermotivasi, atau setidaknya pihak administrator secara kaku mencoba mengontrol perilaku stafnya.
•          Sebaliknya, administrator yang bijaksana percaya, penggunaan satu teori atau pendekatan tunggal saja adalah terlalu simplistis dan sering kontraproduktif. Tantangan bagi para pemimpin media ini adalah bagaimana belajar lebih banyak tentang karyawannya, dan mengetahui apa yang dianggap penting oleh karyawan-karyawan tersebut.